2024年12月，国家档案局办公室印发了《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》（以下简称《办法》），旨在统筹推进数字档案室的科学建设和管理，引领机关档案工作转型升级，逐步形成覆盖各领域、各层级的数字档案室体系。为推进该《办法》的贯彻落实，国家档案局档案馆（室）业务指导司（以下简称“馆室司”）就《办法》的主要内容和数字档案室建设指标进行了具体解读，本文以此为基础，再谈一谈对数字档案室建设的认识和思考。

电子档案是数字时代档案载体发展的必然趋势

对历史的记录和留存是档案工作不变的职责，但记录和留存历史的载体是在不断地演变的。从商朝开始到春秋时期，人们将占卜记录用文字形式刻在龟甲或兽骨上，形成了甲骨文档案。从春秋到东汉时期，用竹片或木片制成的简牍成为主要的文字书写和记录材料，形成了大量的简牍档案。东汉时期，纸张在中国得以发明并逐步推广，以其轻便易携带、量大成本低等显著优势迅速得到应用和传播，极大地降低了文字记录、留存和传承的难度，成为目前使用时间最长、范围最广的档案载体，现在讲传统档案载体一般都是指纸质档案。此外，在中国不同的历史时期和不同的地区，还有金石、缣帛、贝叶、瓦、陶等不同类型的文字记录载体，形成了各式各样的特定档案。

2000多年来，作为记录的纸张以及书写方式都在随着技术的发展而不断演进，纸张从蔡侯纸、硬黄纸、硬白纸、江东纸、宣纸直至现在常见的机制纸，书写工具从毛笔、铅笔、钢笔、签字笔发展到活字铅印、印刷机、打印机、复印机等。20多年前，档案部门还在研究和讨论打印机打出来的文稿与手写稿相比并不具备唯一性，能否作为档案留存的问题，而今打印的文稿已成为各档案室纸质档案的主要形式。

随着计算机办公系统普及和手机移动终端的广泛应用，电子文件日益成为我们工作、生活中使用的主要对象，我们拟写的文稿、制作的表格、演示的PPT、拍摄的照片、阅读的网页、观看的视频等等，都以电子化的形式显现。传统纸质媒介逐步退出，电子媒介日新月异，纸质发票、车票、贺卡在不知不觉中已被电子发票、电子车票、电子贺卡所取代。在电子文件管理的过程中，因其原始性、真实性难以保证和辨别，能否作为记录和留存的档案载体，在相当长时间内还存在争议。但随着电子文件的快速发展和管理水平的提升，电子文件和电子档案逐步被大家接受和认可，在实践中得到越来越广泛的应用。电子政务、电子商务的快速推进和各业务信息系统的广泛应用，企业、个人各项业务办理过程中形成的文件均以电子形态存在。电子文件的收集归档和保存成为迫在眉睫的现实需求，成为档案工作信息化转型的必然要求。现在已基本可以预见，电子档案是数字时代档案载体的必然趋势，数字档案室建设也将是档案室发展的必然趋势。

电子档案代替纸质档案是一个渐进的过程

档案载体的演进和替代是一个逐步的、渐进的过程，既不是一蹴而就，也不是一帆风顺的，甚至过程中还会有反复、有回归。简牍替代甲骨、纸张替代简牍，都是以百年为单位的缓慢过程。纸张本身也是一个缓慢演进替代的过程，既有纸张制作技术的选择淘汰，也有纸张之外像活字印刷技术的发明对纸张普及应用的促进。

同理，电子档案替代传统纸质档案成为主流档案载体，也会是一个渐进的过程，而目前还处在渐进过程中的前期阶段。一方面，纸质档案依然广泛存在，其作为档案记录和留存的方式依然是大家认可的方式；另一方面，电子档案的优势也被大家所接受，大量的传统纸质档案开始被数字化，电子文件归档保存的技术和方法被广泛关注和应用，数码照片、数字视频、软件代码、网页等以电子档案方式归档保存广泛应用，同时电子档案与纸质档案双套留存也普遍存在于各个档案室中。《办法》的实施也是在这个渐进过程中，起到一个促进和规范作用，并不是要实现“一键转换”。

简牍木片、竹片的条状格式，使得在书写行文格式上只能进行竖排，当大家习惯了文字竖排方式后，即使到了纸张书写时代，在相当长的时间内，依然延续竖排格式，现在许多的书法作品还是竖版书写。同样，纸质档案被大家广泛接受的方式在电子档案的管理和使用中也会得到延续。比如，我们习惯了纸质文件的版式结构之后，归档的电子文件如果也是版式文件，接受认可就会容易一些。电子发票、电子车票显现出来与纸质发票车票格式一样，才迅速得到推广。再比如，纸质文件的审核与签发过程会用到一张文件签发稿纸，电子文件的审核与签发过程，虽然是在办公系统中进行，在电子文件归档的同时，也希望能够生成一张电子发文稿纸，让文件的形成和签发过程做到“一目了然”。这些，都将在电子档案发展演变过程中存续相当长的时间。数字档案室建设过程中，电子文件归档和管理的流程会调整和优化，但其来源可靠、程序规范、要素合规的归档要求依然要强化，部门归档、按年度著录标识等大家习惯性的理解和做法也依然要坚持，在守正中不断创新，才能够推动数字档案室建设行稳致远。

纸质档案在未来依然会存在

在快速发展进步的时代，依然时时体现着对传统的继承与弘扬。在签字笔、打印机以及手机、电脑广泛使用的今天，毛笔已基本不再主要承担记录的功能，但毛笔书法越来越受到关注，许多人在认真研习毛笔书法，也愿意了解和欣赏毛笔书法作品。在手机、微信交流非常方便的今天，依然有人愿意以文字书信的形式表达自己的情感；在电子书方便快捷的时代，许多人还是愿意阅读纸质图书，在纸质书的油墨纸香中感受其独特触感和魅力。大学入学通知书完全可以以电子形式发送，但越来越精美的纸质入学通知书反而更能体现出其庄重和仪式感。

因此，电子档案成为记录和留存的主要方式后，纸质档案依然会有巨大的空间，初步体现在这样几个方面：一是在许多的场合下，如在路途或野外现场，特殊或重要场合等，依然会产生需要手写的文字，以及手写的文件、协议、笔记，多人共同签名等形成的纸质文件材料。二是纸质档案将是电子档案异质备份的重要方式。档案的安全是档案工作永恒的主题，电子档案的安全也会受到诸多因素的影响，纸质档案作为一种已非常成熟的长期保存方式，重要的电子档案采用纸质载体进行异质备份是一个很好的选择。三是纸质档案将作为电子档案厚重感、仪式感的回归。比如个人的出生证明、结婚证书、毕业证书、荣誉证书，未来作为电子档案可以方便查询利用，但作为人生成长的重要环节的见证，仍需要通过回归到纸质档案体现其厚重性。对于机关企事业单位来讲，也同样如此。四是作为艺术形态的书法、绘画作品以及留言、题字、书信等，以纸质档案的形式记录和留存。

因此，在建设数字档案室的过程中，不可强求档案100%的电子化。数字档案室建设并不排斥纸质档案的存在，数字档案室建设强调的单轨制，并不是简单的单套制，而是指以电子形式生成的电子档案按电子形式归档和保存，以纸质形成生成的档案按纸质档案的方式归档和保存，二者互不排斥。数字档案室建设也要根据各自实际的情况，不提过高的目标，而要更多关注电子档案管理的便利性、实用性以及成本控制等，数字档案室建设更多的是追求其内在的价值和功能，追求档案室工作的数字化转型，而不是形式上的数字档案室。

电子档案的管理还需不断地发展探索

档案的载体不仅有甲骨、简牍、纸张这样显著的跨越式的发展变化，简牍、纸张使用过程中也在跟随技术和管理的发展而发展。比如，纸质作为档案载体，经过了长久的抗酸化、抗老化、防虫、防霉变等细致研究和比对，纸质档案的保护与修复技术也在进一步发展，逐步增强纸质档案的耐久性，让纸质档案在适宜的温湿度条件下能够长期保存。电子档案也是如此，从电子文件产生至今的几十年中，电子文件本身的语言、格式、容量以及电子文件的载体等都发生了较大的变化，之前存储的电子文件可能会因为读取设备、读取软件、真实性鉴定等原因受到影响。即使是现在，大家通常接受的以版式电子文件归档保存的电子档案，格式也多种多样，难以统一。数字档案室建设、电子文件归档保存看似诸多问题都得到了解决并在实践中得到检验，但数字档案室建设过程中面临的困难依然不能小觑，既有技术、系统方面的问题，也有管理、认知以及内部的工作习惯方面的问题。

因此，数字档案室建设是一个持续推进的过程，是要根据信息时代数字技术的发展进步以及信息时代管理方式的变革不断地变化的，不会一劳永逸。像大数据和DeepSeek等AI技术的应用，也会改变电子文件和电子档案的管理方式。《办法》是立足于当前的环境和条件所提出的一个试行办法，当电子档案管理的技术和实践出现较大的发展变化时，也需要及时进行跟进、修订完善。通过了数字档案室认定的单位，也需要继续跟踪电子档案管理的新技术、新方法，做好电子档案的安全管理和高水平利用开发，对历史负责、替未来着想。